E-Rechnungspflicht: die Fristen
Ein PDF ist keine E-Rechnung. Das überrascht viele – und es hat einen Termin.
Der Zeitplan
Was als E-Rechnung gilt
Nur strukturierte Formate nach dem europäischen Standard EN 16931 – in Deutschland also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen).
Der Unterschied zum PDF ist technisch, aber entscheidend: Eine E-Rechnung enthält die Daten maschinenlesbar. Bei ZUGFeRD steckt zusätzlich eine XML-Datei im PDF – man sieht sie nicht, aber die Buchhaltungssoftware der Gegenseite liest sie aus. Ein normales PDF, auch ein sehr schönes, ist rechtlich eine sonstige Rechnung.
Wovon Sie ausgenommen bleiben
- Rechnungen an Privatkunden – die Pflicht gilt nur im Geschäftsverkehr
- Kleinbeträge bis 250 € brutto
- Fahrausweise
- Kleinunternehmer beim Ausstellen – empfangen können müssen aber auch sie
Was jetzt zu tun ist
Die Empfangspflicht gilt bereits. Praktisch heißt das: ein E-Mail-Postfach, das die Rechnung annimmt, und eine Software oder ein Dienst, der die XML lesbar macht. Wer heute noch jede Rechnung ausdruckt und abheftet, sollte das nicht bis 2027 aufschieben.
Fürs Ausstellen ist die Frage: Kann mein Rechnungsprogramm ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen? Die meisten gängigen Programme können es inzwischen – aber es ist häufig eine Einstellung, die man aktiv umlegen muss.
Prüfen, ob Ihre Rechnung eine E-Rechnung ist
Die App erkennt, ob ein PDF strukturierte Rechnungsdaten enthält. Ist keine drin, sagt sie das – zusammen mit dem Hinweis, ab wann die Pflicht Sie betrifft. Enthält es welche, liest sie die Angaben direkt aus der Datei aus, statt sie aus dem Bild zu erkennen. Mehr dazu.
Dieser Text gibt den Stand allgemein wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Ihren konkreten Fall fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.